Infoskjermer for ansatte uten PC: plassering og innhold

Når e-post og intranett ikke når fram

I mange virksomheter jobber flere på gulvet enn ved en pult. De som står ved en maskin, plukker på et lager, fyller hyller eller går vakter, sjekker sjelden e-post i arbeidstiden, og mange har ikke jobb-PC i det hele tatt.

Informasjonen når dem likevel på et vis: via lederen på morgenmøtet, en lapp på oppslagstavla eller en melding i en gruppechat. Det fungerer helt til det ikke gjør det. En beskjed blir glemt på morgenmøtet, lappen henger der i tre måneder, og de som har fri den dagen, får aldri vite noe.

En infoskjerm løser en del av dette fordi den ikke krever noe av mottakeren. Ingen må logge inn, laste ned en app eller huske å sjekke noe. Beskjeden står der folk uansett går forbi.

Skjermen når dem som ikke leter etter informasjon. Det avgjør både hvor den bør henge og hva den bør vise.

Heng skjermene der folk faktisk stopper

Den vanligste feilen er å henge skjermen der det er ledig vegg, ikke der folk står stille. En skjerm midt i en gang som alle haster gjennom, får et halvt sekund. Den samme skjermen ved kaffemaskinen får minutter.

Gå gjennom en vanlig arbeidsdag for en ansatt: hvor de kommer inn, hvor de skifter, hvor de venter og hvor de spiser. Det er der skjermene hører hjemme.

Start med pauserommet og inngangen. I pauserommet står folk stille, og inngangen går alle forbi.

Hva skjermene bør vise

Innholdet som virker best, er det som gjelder i dag og for dem som ser det. Generelle budskap fra ledelsen og pene produktbilder blir fort tapet.

Bytt innholdet ofte. Står det samme der uke etter uke, lærer folk seg å overse skjermen, og da går også den neste viktige beskjeden tapt. Les mer i guiden om hva som bør stå på infoskjermen.

• Endringer i dag: nytt skift, besøk på huset, forsinkede leveranser, stengt parkering
• HMS knyttet til det folk gjør nå, ikke generelle plakater om sikkerhet
• Resultater og mål for avdelingen, med få og store tall
• Nyheter fra ledelsen samme dag som kontoret får dem
• Kurs, frister og vaktbytter
• Ros, nye kolleger og jubileer, når de det gjelder har sagt ja

Skriv for en som går forbi med hendene fulle

Én beskjed per skjermbilde, kort tekst og store bokstaver. En god test er om beskjeden kan leses mens man går forbi med en kasse i hendene.

Video kan fungere godt, for eksempel en kort instruksjon i hvordan noe gjøres riktig. Regn med at ingen hører lyden: det er støy i hallen, og lyd i pauserommet blir fort irriterende. Legg teksten inn i videoen.

I en hall står folk ofte flere meter unna. Da må både skjermen og skriften være større enn man tror. Se guiden om skjermstørrelse for regnestykket.

Flere språk på samme arbeidsplass

I produksjon, på lager og i renhold har mange ansatte et annet morsmål enn norsk. En beskjed bare på norsk når ikke alle.

Skriv enkelt norsk, og la skjermen veksle mellom språk for de viktigste beskjedene, for eksempel norsk, engelsk og polsk. For HMS fungerer standard sikkerhetsskilt og symboler på tvers av språk.

Maskinoversettelse er greit for en nyhet, men ikke for sikkerhetsinstrukser. Der bør noen som kan språket, lese gjennom.

Planlegg etter skiftene

Et skift som starter klokka seks, trenger andre beskjeder enn kveldsskiftet. Legg inn beskjeder på forhånd med start og slutt, så de dukker opp når skiftet kommer og forsvinner når de ikke lenger gjelder.

Glem ikke nattskiftet. De får ofte minst informasjon, og de er på jobb når ingen fra administrasjonen er det.

Gi hver beskjed en sluttdato. Det er den enkleste måten å unngå at skjermen viser forrige ukes vaktbytte.

Hvem som legger inn beskjedene

Skjermer der bare kommunikasjonsavdelingen kan publisere, blir fort for generelle. Skjermer der alle kan publisere, blir fort rotete.

Det som fungerer i praksis, er én ansvarlig per avdeling eller skift, som vet hva som skjer på gulvet, og en felles plan for hva som skal ligge på alle skjermene. Den ansvarlige trenger ikke tilgang til alt, bare til å legge inn beskjeder.

Det skjermen ikke kan erstatte

En skjerm er en enveiskanal. Du vet ikke hvem som har sett beskjeden. Rutiner som de ansatte må bekrefte at de har lest, hører hjemme et annet sted.

Den erstatter heller ikke brannalarm eller andre varslingsanlegg. Den kan gjenta en beskjed, men ikke være den eneste kanalen når det haster.

Og den når bare dem som går forbi. Sjåfører, montører og ansatte i hjemmetjenesten trenger informasjon på telefonen i tillegg.

Bruk skjermen til det alle bør vite, og andre kanaler til det hver enkelt må bekrefte.

Personvern

Skjermene står der alle ser dem, også besøkende og innleide. Vis aldri sykefravær, resultater per person eller annet som kan knyttes til en enkelt ansatt, uten at det er avtalt.

Bursdager og jubileer er hyggelig, men spør først. Ikke alle vil ha navnet sitt på en skjerm i kantina.

Sjekkliste før dere starter

Disse spørsmålene tar ti minutter og sparer dere for skjermer ingen ser på. Se også hvordan skjermene brukes i industri og produksjon, butikk og helse og omsorg.

• Hvor står folk stille i løpet av en vanlig dag?
• Hvem har ansvar for beskjedene i hver avdeling og på hvert skift?
• Hvilke beskjeder må komme på flere språk?
• Har alle beskjeder en sluttdato?
• Hva skal aldri vises på skjermene?
• Hvilken kanal bruker dere for det som må bekreftes?